2023

• Einführung von M365 mit diversen Anwendungen als zusätzliches Angebot, um die Zusammenarbeit in verschiedenen Disziplinen und Bereichen sowie das orts- und zeitunabhängige, flexible Arbeiten zu fördern.
• Ausbau neuer Standort am Alpenquai für Gesundheitswissenschaften und Medizin.
• Umwandlung Departement in Fakultät Gesundheitswissenschaften und Medizin.
• Neues Universitätsgesetz. Aufbau der sechsten Fakultät Verhaltenswissenschaften und Psychologie.

2022

• Mitarbeitendenbefragung MAB.
• Zufriedenheitsbefragung Mensa.
• Einführung eines Trainings- und Sensibilisierungsprogramms für Cybersicherheit.
• Umrüstung auf LED-Beleuchtung.

2021

• Neuer Anbieter für die Mensa 1574 der Universität, deren Angebot vegan und vegetarisch ausgerichtet ist;
• Zielvereinbarung mit der Firma act Cleantech Agentur Schweiz, um weitere mögliche Energie-Einsparmöglichkeiten zu prüfen.
• ZHB: mit der E-Medienbefragung erfolgt  eine Überprüfung des E-Medienangebots.
• HSCL: Platinum Label von FISU Healthy Campus.

Die Universität erstellt auf der Grundlage der Leistungsvereinbarung jährlich das Budget in Abstimmung mit dem Aufgaben- und Finanzplan des Kantons Luzern. Die Jahresrechnung wird nach dem Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER erstellt. Sie besteht aus Bilanz, Erfolgs­rechnung, Geldflussrechnung und Eigenkapital­nachweis. Als Geschäftsbericht im Sinne des Universitätsgesetztes gilt der Jahresbericht.

Die Universität sorgt für einen effizienten Einsatz und eine sichere Bewirtschaftung der öffentlichen Mittel. Als beitragsverwaltende Stelle verwaltet sie Drittmittel und legt gegenüber ihrem Träger wie auch den Geldgebern transparent Rechenschaft ab. Das FRW ist für die Finanzbuchhaltung wie auch die Kostenrechnung verantwortlich. Sie rapportiert dem Universitätsrat und dem Kanton Luzern wie auch dem Bundesamt für Statistik. Der Bereich Finanzbuchhaltung führt eine Debitoren-, Kredi­toren- und Anlagebuchhaltung, eine Spesen­verar­beitung sowie weitere Aufgaben­bereiche. Um Effizienzgewinne zu erzielen, wurden in den vergangenen Jahren dem papierlosten Büro grosse Aufmerk­samkeit gewidmet. Die elektronische Verarbeitung steht im Vordergrund.

Sie betreibt insbesondere ein internes Kontroll­system (IKS) und lässt dieses jährlich extern überprüfen, ebenso wie ihre Jahresrechnung. Die Finanzkontrolle des Kantons Luzern erstellt einen Revisionsbericht und einen Managementletter zuhanden Universitätsrat.

Der Kanton Luzern stellt der Universität die für die Ausübung ihrer Tätigkeiten notwendige Infra­struk­tur in den Bereichen Immobilien, Mobilien und Informatik sicher. Der Kanton tritt als Vermieter und Eigentümer auf, die Universität Luzern mietet und betreibt die Standorte (siehe Lageplan).

Die meisten Aktivitäten konzentrieren sich in einem kürzlich neu gestalteten Haupt­gebäude in der Frohburgstrasse 3 und das Nachbargebäude am Inseliquai 8-10. Die Anordnung dieser Räume ist in Gebäudeschemata und Lagepläne Uni/PH-Gebäude sowie Inseliquai 8/10 beschrieben. Ein virtueller Flug bietet einen Einblick in die verschie­denen Räume des Hauptgebäudes an der Froburgstrasse 3.

Die Universität Luzern setzt sich für die Gewährleistung vom Betrieb der Gebäude und Infrastruktur, Gebäudeunterhalt und Werterhaltung der Gebäude ein. Das Facility Management FM führt nach ökonomischen und ökologischen Grundsätzen. Die Infrastruktur, Einrichtungen und wichtigsten Dienstleistungen werden auf der Website der Universität beschrieben. Die Nutzung der Räumlichkeiten der Universität wird durch die Hausordnung geregelt. Die Zuteilung von Räumen ist durch den Prozess Räume buchen abgedeckt.

Die Gewährleistung der Sicherheit der Personen auf dem Universitätsgelände sowie des ihr zur Verfügung stehenden Materials wird gemeinsam mit der HSLU mittels einer Kooperation Sicherheitsbeauftragung sichergestellt. Die Sicherheitsvorkehrungen werden regelmässig extern überprüft und angepasst. Intervention wird vom Facility Management sichergestellt. Die Universität Luzern verfügt über einen umfangreichen Notfallordner, indem alle Notfallkonzepte vorhanden sind. Das Personal FM wird regelmässig geschult um in einem Notfall richtig reagieren zu können. Dem Personal steht seit März 2024 ein online Schulungstool für die Sicherheit im Gebäude zur Verfügung (bis anhin gab es eine persönliche Sicherheitsschulung bei Stellenantritt). Das FM ist in drei Bereiche gegliedert: Hauswart und Technik, Raumdisposition und Back office sowie Infodesk.

Die Informatikdienste haben den Auftrag, die Grundversorgung aller Angehörigen der Univer­sität Luzern mit den für Verwaltung, Lehre und Forschung benötigten Informatik­mitteln entspre­chend den Möglichkeiten der ihr zugeteilten Ressourcen und nach wirtschaftlichen Grund­sätzen sicherzustellen.

Die IT betreibt flächendeckende Dienste wie Netzwerk und WLAN, Server und strate­­gische Applikationen, leistet Unterstützung für die Studierenden (Fachapplikationen und Services) und erbringt Fachberatungen sowie Support. Sie ist zuständig für die IT-Arbeitsplatzinfrastrukturen, für die IT-Sicherheit, für die Standard und fachspezi­fischen Anwendungen und Systeme, für das Netzwerk und WLAN sowie für die Gewährleistung der Anbindung der Universität Luzern an SWITCH­lan, das Schweizer Hochschulnetzwerk. Sie sorgt für die Weiterentwicklung des Fachbereiches gemäss aktuellem Stand der Technik und der Applikationen. Sie ist zuständig für die Beschaffung der IT-Hardware und – unter Mitsprache der Nutzerinnen und Nutzer – der Softwareprodukte.

Aufgabenbereiche

• Helpdesk (Telefon und E-Mail)
• Client- und Drucker-Hardware (Notebook, Desktop-PCs, Multifunktionsgeräte und Drucker)
• Client Management (Windows 10, Office 2019, etc.)
• Kommunikation (E-Mail und Telefonie)
• Business Anwendungen (RelationDesk, UniPortal etc.)
• Server und –Infrastruktur
• Netzwerk und Firewall
• SWITCH edu-ID, Virtualisierung, macOS und Linux
• Dienste wie CampusCard, VPN, OLAT, Zoom etc.
• Schulungen und Workshops
• Ausbildung von Lernenden (Informatik)
• Unterstützung und Beratung der Führungsverantwortlichen bei Prozessen und Abläufen.

Qualitätskriterien

• Betriebsbereitschaft flächendeckender und dezentraler Dienste, Applikationen und Systeme.
• Gewährleistung der IT-Sicherheit.
• Gewährleistung eines adäquaten Usersupports.
• Einbringen der IT-Fachkompetenz auf allen Stufen.

Die Informatikdienstleistungen sind online unter Uni-Leben/Informatik zu finden. Sie werden von der IT-Dienste betreut. Die Nutzung von Informatik­mitteln wird durch das Benutzerordnung Informatikmittel geregelt.

Die Zentral- und Hochschulbibliothek ZHB stellt die wissenschaftliche bibliothekarische Versorgung aller Teile der Universität sicher und besorgt die organisatorischen, administrativen und betrieblichen Belange.

Die strategische Ausrichtung der bibliothekarischen Versorgung aller Teile der Universität wird zwischen der Direktion der ZHB und der Universitätsleitung, koordiniert von der Universitätsmanagerin festgelegt. Die Verantwortung obliegt der Universität. Sie entscheidet in Konfliktfällen. Wenn durch diese Entscheidung der Leistungsauftrag der ZHB als Kantonsbibliothek betroffen sein könnte, kann die ZHB oder die Universität das Bildungs- und Kulturdepartement des Kantons Luzern BKD als Schlichtungsstelle mit Entscheidungskompetenz einschalten.

Die mit finanziellen Mitteln der Universität erworbenen Bücher und Medien bleiben Eigentum der Universität. Die ZHB erhält den Auftrag zur Verwaltung der Bestände, einschliesslich Beschaffung, Aufstellung und Ausscheidung im Rahmen ihrer administrativen und konservatorischen Standards. Ältere Bestände übernimmt die ZHB ins Aussenlager. Diese Bestände gehen in das Eigentum der ZHB über. Die Übernahme der älteren Bestände durch die ZHB bedingt die Zustimmung der entsprechenden Fakultät.

Es finden regelmässige Sitzungen zwischen dem Standortleiter ZHB Frohburgstrasse, dem Direktor ZHB und der Universitätsmanagerin statt. Neu wird eine Kommission Luzerner Hochschulbibliotheken ins Leben gerufen. Diese entstand aufgrund der Integration der HSLU Bibliothek in die ZHB. Aktuell verabschiedet die ZHB ihre Strategie 2023 bis 2026. Die Reorganisation des BKD muss ebenfalls Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die ZHB ist neu der Dienststelle Kultur und die Universität der Fachstelle Hochschulbildung zugeordnet. Davor waren beide Institutionen im BKD vereint.

Mit der Einführung von Records Management strebt die Universität Luzern eine strukturierte, effiziente und systematische Verwaltung von Unterlagen an. Diese werden über den gesamten Lebenszyklus gesetzeskonform aufbewahrt, bei gleichzeitiger Gewährung von Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit. Dazu wird in einem ersten Schritt eine Gever-Applikation für die Aktenverwaltung inkl. Life-Cycle Management eingeführt. Anschliessend soll die Einführung des Repository gemäss OAIS-Modell folgen, was die Möglichkeit eröffnet, die Daten ans Staatsarchiv Luzern abzuliefern.

Der Hochschulsport Campus Luzern (HSCL) ist eine Campusorganisation und wird getragen von den drei Hochschulen (Universität Luzern, Hochschule Luzern und Pädagogische Hochschule Luzern). Ein Service Level Agreement mit diesen drei Hochschulen vereinbart das Angebot. Der HSCL gehört strukturell dem Universitäts­management an und die Mitarbeiter sind Angestellte der Universität Luzern.

Das Angebot vom HSCL kann von über 17'000 Studierenden und Mitarbeitenden genutzt werden. Es werden wöchentlich ca. 110 Trainings angeboten und es finden diverse Events und Camps statt.

Der HSCL spielt eine wichtige Rolle bei der Gesundheitsförderung an den drei Hochschulen. Dabei entstehen immer wieder Kooperationen mit anderen Fakultäten wie z.B. der Fakultät für Gesundheitswissenschaften und Medizin.

Das Angebot des HSCL ist seit 2021 über das Label FISU Healthy Campus Platinum zertifiziert. Über diese Zertifizierung verfügen weltweit ca. 100 weitere Universitäten/Hochschulen. Das Zertifikat stellt klare Ansprüche an Bereiche wie körperliche Aktivität & Sport, psychische & soziale Gesundheit und Umwelt & Nachhaltigkeit.