Elektronische Unterlagen unterliegen den gleichen Regeln wie physische: Auch sie müssen aufbewahrt, bewertet und anschliessend gelöscht oder dauerhaft archiviert werden. Die Aufgabe der Records Managerin besteht darin, die Daten auf den Laufwerken und in den Anwendungen zu bewerten. Die archivwürdigen Daten müssen über Schnittstellen dem Staatsarchiv Luzern übergeben werden. Die übrigen Daten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist definitiv gelöscht werden. 

Idealerweise werden die Daten in Life-Cycle-fähigen Applikationen erstellt, bearbeitet, prospektiv bewertet, aufbewahrt und schliesslich gelöscht oder ans digitale Langzeitarchiv übergeben. Dies wird an der Universität Luzern mit der Einführung des digitalen Geschäftsverwaltungssystems (Gever) für unstrukturierte Prozesse angestrebt.  

Das Records Management an der Universität basiert auf kantonalen gesetzlichen Grundlagen. Für Gever wurde durch die Universitätsleitung eine separate Policy verfasst.